Samtliga som ska besöka någon på kommunalhuset i Sävsjö måste skriva in sig i en svart bok i receptionen. Där skriver man ner sitt eget namn, namnet på den man ska träffa, samt vilken tid man kommer dit och när man går där ifrån.

Beslutet om att alla besökare ska registreras infördes efter en incident för flera år sedan.

— Det kommer ur en situation där det uttalades hot om våld mot tjänstemän i kommunalhuset. För att kunna säkerställa tjänstemännens säkerhet beslutade man därför att låsa dörrarna till korridorerna från entrén, och för att kunna komma in behöver besökare registrera sig, förklarar kommunchef Jan Holmqvist.

Enligt Holmqvist kompletterades trygghetsaspekten med en av räddningstjänsten efterfrågad sammanställning över vilka som befinner sig i kommunalhuset vid en eventuell utrymning.

— Skulle det börja brinna är det viktigt att vi vet vilka som befinner sig i byggnaden, menar Holmqvist.

Många besökare

Boken ligger helt öppen framför receptionsdisken, och även om den är igenslagen mellan besökarna för att minska risken för nyfikna fingrar så är den tillgänglig för alla.

När besöksboken är full kasseras den, men fram till dess kan vem som helst bläddra mellan sidorna där flera månaders besökares namn, och vilka de ha träffat, står nedpräntade.

Vad säger lagen om att spara personuppgifter så länge?

— Så länge vi väljer att inte lagra uppgifterna elektroniskt är inte personuppgiftslagen applicerbar, och då gäller heller inte föreskrifterna för hur länge uppgifterna får sparas. Om en besökare av någon anledning inte vill ha sina uppgifter registrerade så får vi hitta en lösning, säger kommunchefen.

Att kommunen för register över besökare är inget unikt. Samma fenomen återfinns i andra kommuner, bland annat i Nässjö. Där får besökarna till stadshuset knappa in sitt namn elektroniskt, för att sedan få en biljett som skannas när de lämnar byggnaden.

Riktigt så modernt är inte systemet i Sävsjö, men enligt Jan Holmqvist är det inte omöjligt att även Sävsjösystemet blir elektroniskt i framtiden.

— När det händer kommer vi självklart att behöva se till så att vårt system är förenligt med de lagar och regler som gäller för lagring och gallring, säger Jan Holmqvist.